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日志

 
 

策划会议管理的15个技巧  

2009-07-10 18:45:18|  分类: 管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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策划讨论性质的会议管理,门道倒很简单,但第一是容易忘,一旦身临其境就忘光光;第二是知易行难,知道,就是做不到。

随便说几个简单的技巧吧,我自己总结的,讲给会议主持人听。

1、在会议开始前,至少提前30分钟收集议题,并向所有参加者通报详细的议题,以及预告被粗略估计的会议时间(如1-2小时)。

2、通常将每个议题控制在30分钟之内,会议总长不超过2小时,特殊情况下这二者都可以翻倍,但不能再增加。

3、多安排写黑板——就算发言者自己不写,也有人去帮他写,最起码主持人得干这个,这是会议管理的三大必杀技之一。

4、通常不要让一个人连续发言超过5分钟,极限长度可能是10分钟。

5、冷场时大大方方地点名提问,以“30秒无人出声”作为冷场鉴定标准。

6、如果遇到难题,讨论被死死卡住,便秘了,那么设定一个较短的时间(5-10分钟),超过时间就坚决搁下这个话题,下次会议再进行讨论(哪怕是一个较短的会议间隔)。

7、必须强硬阻止以下的五种情况:
-打断他人发言
-盛气凌人的发言态度
-粗暴的呵斥态度(哪怕是主管对下属)
-反复阐述同一件事情(可能措辞略有不同)
-“是”-“不”,“有”-“没有”,“可以”-“不可以”这样简单对立的持续争执

8、当有人发言中的信息量较少,尤其又因此而陷入争执的时候,温和地不断询问他,引导他进行更充分的阐述,提出资料和论证来,而不单单是摆明立场和态度。

9、如果发生了难分难解的争执,通常有三种处理方式:
-集体投票
-非重要分歧,由执行者或主管说了算
-压住话题,双方收集更多资料后,下次会议再作阐述

10、集体投票是非常有效的解决意见分歧的方式,在投票前通常需要有人总结,并客观复述争执双方的观点(最好写在黑板上),当然这个人多半又是主持人。

11、绝对不要让难分难解的争执连续超过15分钟,甚至是10分钟,“中止扯皮”是会议管理的三大必杀技之二。

12、一旦争执带上了意气,演变为争吵,主持人必须立刻暂停这个议题,并在下一个议题中优先安排没有卷入争吵的人发言,让时间来平息气氛。

13、在任何情况下,主持人都不可以冷酷生硬地反对他人观点(温和一点),而是尽可能多地称赞他人观点中被认为是正确的那部分。

14、承接上一点,学会如何鼓励他人,是会议管理的三大必杀技中,最后的那一招。

15、会议记录的作用有两个,一是备忘,二是防扯皮,在友好的小环境里,我们不需要在意第二点,那么,对会议中已确认的重要事项和计划安排作一份简要记录即可,不必事无巨细,减少文档浪费。
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